Sailet об автоматизации
134 members
44 photos
3 videos
1 file
133 links
Sailet - студия автоматизации бизнес-процессов. Разработка государственных и корпоративных решений, мобильных приложений. Прозрачное ценообразование. Бесплатная гарантия и обучение сотрудников.

Сайт компании: https://sailet.pro
Download Telegram
to view and join the conversation
История появления термина бизнес-процесс ч.1
#основыавтоматизации

Нотации – понятие современное, причем, нотациями называется нечто устоявшееся, стандартизированное, т.е. набор команд и обозначений, которыми пользуется много людей, а не одна или две организации. Можно придумать свой особый язык для описания бизнес-процессов или, например, программирования. Но пока он не получит «обкатку» в массовом использовании, не будут выявлены и устранены противоречия, неоднозначные трактовки, другие недочеты, пока он не стает устоявшимся и привычным для людей стандартом, называть его нотацией нельзя. Подробнее о нотациях я планирую написать позже. А сейчас вернемся к вопросу появления термина «бизнес-процесс».

На самом деле описание бизнес-процессов и нотации BPMN появились в 70-е годы XX века, когда повсеместно начали использоваться информационные системы. И сам термин, и нотации понадобились изначально именно для разработки информационный систем.

Дело в том, что после начала применения информационных систем сложность организации работы людей в организациях увеличилась во много раз. Кроме того, машины не понимают абстракции, им требуется строгий алгоритм и определенный порядок введения и обработки информации. Если до начала автоматизации, когда информация переходила непосредственно от человека к человеку, проблема взаимопонимания находилась на уровне человеческих коммуникаций, то теперь появилась необходимость ее строго регламентировать.

В результате понадобилось создавать описания работы не только людей в организации, но также их взаимодействия с информационными системами. И здесь стало недостаточно текстовых нотаций (инструкций), где все описания были в свободной текстовой форме, они оказались не актуальны и неудобны. Появилась потребность в стандартизации, по сути, в создании особого языка команд и однозначной последовательности действий. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека.

Следующая тема: "История появления термина бизнес-процесс ч.2"
История появления термина бизнес-процесс ч.2
#основыавтоматизации

Первые методологически проработанные нотации бизнес-процессов появились у военных в США. Причина очевидна – уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, т.е. той самой системой, которая позже стала Интернетом. И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной.

Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнессреде. Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем. С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, т.е. получить более высокую производительность при тех же затратах.

Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить. И графические нотации наглядно показывали обе ситуации – отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов.

Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия.

Очень важно понимать, что не существует, например, отдельного «бизнес-процесса продажи». Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Т.е. без описания в нотации бизнес-процесса вы занимаетесь продажами, это никто не оспаривает. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи – явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.

Следующая тема: "Зачем моделировать бизнес-процессы"
Forwarded from BlueScreen | Digital Kazakhstan (bluebot)
Онлайн.kz: помощь в паре кликов от вас

Мы уже писали о том, как IT-бизнес и стартапы откликнулись на нужды населения и помогали тем, кто попал в сложную ситуацию во время карантина. Эти примеры наглядно демонстрируют, что наш бизнес умеет в «социальную ответственность».

Но в Казахстане есть такие решения, которые продолжат работать даже после того, как пандемия пройдет, ведь всегда есть те, кто нуждается в нашей помощи. Создатели этих продуктов не ставят перед собой задачи заработать, они просто хотят внести свой вклад в общее дело.

Максим Беляков, директор Sailet и руководитель проекта «Центр взаимопомощи», рассказал о своем проекте онлайн.kz, цель которого — объединить тех, кто может оказать помощь и тех, кто в ней нуждается.

Полная версия статьи: https://bit.ly/3cWCRsN
Зачем моделировать бизнес-процессы
#основыавтоматизации

Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

• Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем, т.е. моделирование бизнес-процессов позволяет быстрее понять особенности работы компании и выявить возможные «узкие места».
• Обеспечение наглядности. Как известно, «одна картинка стоит тысячи слов». А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения.

Очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения. Не менее важна и обратная связь – руководитель на схеме сможет увидеть какие-то недочеты еще на этапе обсуждения проекта, и внедрение обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

И сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение:
Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия.

Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: бухгалтерия, кадры, отдел продаж, склад, доставка, производство и т.д. Над всем этим стоит один человек – руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях – модернизировать.

И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить.
Как описывать бизнес-процессы
Продолжаем наши #основыавтоматизации

Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получить информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящих – т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово зафиксировать действия, которые потребовались.

После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Здесь стоит понимать, что именно графические нотации считаются «хорошим тоном» при составлении описаний бизнес-процессов. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения. Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику.

Причина такого решения проста: в графическом виде информация лучше воспринимается. Если вы предложите человеку «стену текста», ему потребуется много времени и сил, чтобы разобраться, о чем вы вообще говорите. А охватить задачу целиком в этом случае – почти не реально. Другое дело графические схемы – здесь можно изучать бизнес-процессы на разных уровнях детализации, да и быст- ро «охватить взглядом в общем» графическую схему сможет любой человек.

Рекомендуемая последовательность действий:
1. Собираем участников процесса (сотрудников);
2. Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса;
3. Собираем используемые системы. Это может быть учетная система,CRM, электронная почта, таблицы Excel и т.д. Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать.
4. Определяем ожидаемый результат – что будет в конце процесса.
5. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек.
6. Вычленяем условия. В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными.
7. Описываем всю собранную информацию в графическом виде.

Кстати, мы готовим статью с нашим партнёром - компанией Gap Consulting, о разработке, казалось бы, интернет-магазина для трубного завода. Интеграция со складом, с отделом продаж, с 1С и внедрение ИМ повлияло на многие процессы, которые нужно было описывать и править.
Правила описания бизнес-процесса ч.1.
#основыавтоматизации

В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно посчитать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

Законченность. Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом (с определенными допущениями, о которых мы говорили в предыдущих постах).

Лаконичность. Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, т.е. описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Лично я вывел для себя «правило 15 минут» — если за этот период времени я могу объяснить руководству компании представленный бизнес-процесс, значит, его можно показывать заказчику. Получается быстрее – прекрасно, требует больше времени и слов – надо подумать, что можно сократить и упростить.

• Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе 2 метров длиной (и соответствующей шириной). Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно. А как его пояснять заказчику, я лично не представляю.

• Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана (это связано с особенностями зрения), а также числом элементов (возможности мозга также ограничены). Простой и лаконичный бизнес-процесс заказчик поймет, просто «охватив» схему взглядом. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений.

Часть 2 на подходе и скоро будет в группе. Делитесь с друзьями, а мы будем дополнять группу качественным и интересным контентом.
Скоро онлайн.kz + помощь.uz + взаимопомощь.рус = helpcenter.life.

Каждый человек может помочь каждому!
Правила описания бизнес-процесса ч.2.
#основыавтоматизации

Использование общепризнанных нотаций.
Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений. И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком – вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница появиться. Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т.д. Так и с нотациями – есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Я лично рекомендую IDEF3 и BPMN 2.0.

• Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны. И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line (специальные сноски) и т.д. Этим нередко «грешат» любители создавать собственные конструкции вместо использования готовых нотаций. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников.

• Понятное потребителю описание. Самое главное – ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс.

Если вам очень нравится применение различных цветов (для стрелок или объектов), я считаю это вполне допустимым. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно.
В целом мы таким не занимаемся, но бывают случаи, когда нужно помочь старым, добрым клиентам.

Спасибо!) Всегда рады)
Распространенные мифы и заблуждения
#основыавтоматизации

Не «изобретайте велосипед»! Не нужно придумывать свои нотации.
Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах.

Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограниче- ния. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).

Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем.
Во многих автоматизированных системах, например, 1С или Zoho CRM, существуют собственные сущности с названием «бизнес-процессы». Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения. Считайте их «омонимами», т.е. термины вроде звучат одинаково, но в нашем случае это – описание работы компании, а в IT системах – название группы функций и отчетов.

Распространенная ошибка: Бизнес-процесс обязательно приносит ценность (прибыль).
О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже “разбор ошибок” при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.

На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?

Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, т.е. получению большей результативности при тех же затратах.

Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться?
Нет. Бизнес-процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным. Но идеальным он не будет никогда.

Исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий. С другой стороны, я в свое время не знал даже что ответить на просьбы описать еще “это” и “вон то”. Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен. Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту.

Вот и мы закончили блок "Что такое бизнес-процесс". Далее будет "Управление бизнес-процессами. BPM". Спасибо, что вы с нами и не забывайте рассказывать о нас друзьям)
Доброго дня! Начинаем блок управление процессами.

Как появилось BPM?
#основыавтоматизации

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:
1. Описание рабочего места
2. Должностная инструкция сотрудника
3. Требования техники безопасности и т.д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

Следующая тема: "Об управлении бизнес-процессами простыми словами".

P.S. напишите в комментариях, что вы хотите видеть чаще: новости компании, кейсы, еженедельные итоги или свою версию.
Всем доброго дня! Понравился чек-лист, делимся.

Чек-лист как дизморалить сотрудников:

1. Ставить ТЗ голосовыми сообщениями;
2. Не отвечать на обратную связь и требовать, чтобы с тебя ее добились;
3. Бросай все дела, делай другое дело срочно! Для нужного эффекта повторять по 3 раза в неделю;
4. Тратить часы на совещания, суть которых можно описать в задачи за 15 минут;
5. Не выплачивать зарплату, потому что клиент ещё не заплатил;
6. Зацикливать на себе текучку. Срываться на сотрудников за то, что они сами не могут решать проблемы;
7. Делегировать все на одного человека-многоручку.
8. Винить человека-многорочку в провалах проекта;
9. Противоречить своим ТЗ выдавая их за ТЗ сотрудников;
10. Унижать сотрудников при клиенте;
11. Быть всегда правым. «Да, это так, но это не так»;
12. Всегда говорить, что это делается за 5 минуть, ну максимум 30;
13. Не прописывать регламенты и должностные инструкции. Ведь это мешает росту;
14. Написать овердофига инструкций на вообще все процессы и заставить перестать думать самому;
15. Попросить сотрудника сделать маркетинговую стратегию для клиента в воскресенье вечером. Стратегия нужна в понедельник. Брифа нет;
16. Иметь систему постановки задачи, но не придерживаться ее;
17. Часто менять мотивацию;
18. Акцентировать внимание только на косяках и игнорировать успехи сотрудников;
19. Заставить планировать задачи, писать задачи, структурировать задачи, сегментировать задачи, группировать задачи, рассказывать как ты работаешь с задачами по три раза на день, а потом требовать а ты вообще их сделал;
20. Требовать от сотрудника описать то как будет делать рутину;
21. Игнорировать инициативу;
22. Наказывать за инициативу;
23. Заставить интровертов ходить на корпоративы;
24. Требовать успех от задачи, не разбираться в вопросе, но иметь собственную точку зрения, подкрепленную поверхностным прочтением статей 5-летней давности;
25. Требовать ответ сотрудника после рабочего времени;
26. Собирать с сотрудников деньги на подарки к дню рождения других сотрудников;
27. Требовать от сотрудника ответы во время его отпуска или больничного. Ну все равно отдыхаешь же, че тебе стоит, это же на 5 минут;
28. Больше давите на жалость, совесть и чувство вины. Сотрудник - ключевой, кроме него никто не может помочь;
29. Контролируйте каждый шаг. Сотрудник должен знать, что за ним наблюдают;
30. Никогда не поощряйте! Никогда! А то привыкнет и расслабится;
31. Не позволяйте сотруднику быть умнее вас. Фирма ваша, и правы в ней можете быть только вы.
Всем доброго утра и продуктивной недели! Сегодня расскажем:

Об управлении бизнес-процессами простыми словами
#основыавтоматизации

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:
1. Описать сами бизнес-процессы.
2. Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс.
3. Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным.

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:
• BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
• BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые.
• BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии.

Следующая тема: "Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы".
Раскачать стартап можно везде, но кому-то нужно в десятки раз больше усилий. У нас в реальные продукты тяжело, долго и редко вкладывают. А тут вот, показательный кейс)

Анонс второй версии нашего соц. стартапа уже близко. От Альфа-Банк Казахстан получили договор на p2p api. Договорились с двумя онлайн сервисами покупки продуктов (говорят надо месяц подождать). Обновляем админку и готовим к старту приложение. Появилась идея - добавить единый реестр для НКО. Думаем...
Радуем качеством и работаем дальше. Спасибо нашим клиентам и всей команде!
Маленький вброс большого проекта. Вот, что сейчас в работе по нашему @helpcenterlife